7 Schritte zum erfolgreichen Monitoring eines Events

Events, Events, Events. Gerade in der Social Media Szene könnte man nahezu täglich eine Veranstaltung in Hamburg, Berlin, München, Köln & Co. besuchen. Überall wimmelt es von Kongressen, Konferenzen, Themenfrühstücken, BarCamps und Networking-Abenden. Bislang setzen hierzulande noch wenige Veranstalter Social Media Monitoring ein, um zu tracken, was über ihr Event gesprochen wird. Doch es lohnt sich in vielerlei Hinsicht! Aber wie setzt man ein Event-Monitoring auf und was soll man beachten? Dieser Blogpost zeigt die 7 Schritte zum erfolgreichen Monitoring einer Konferenz.

Da wir Mitte Dezember beim Monitoring Forum in Frankfurt sind, nehmen wir das im Twitter-Jargon genannte #somofo als Praxisbeispiel für die Erläuterung der 7 Schritte zum Event-Monitoring.

1. Definition der Anforderungen

Bevor das Setup des Social Media Monitorings erfolgt, muss definiert werden, was konkret analysiert werden soll. Je nach Veranstalter sind unterschiedliche Prioritäten wichtig: der eine möchte vorrangig ein Medienecho erhalten, der andere möchte den Erfolg verschiedener Events miteinander vergleichen oder das Feedback des Publikums für eventuelle Optimierungen einfangen. Folgende Fragestellungen können unter anderem im Fokus stehen:

• Möchte ich alle Kanäle monitoren oder reicht mir bspw. Twitter?
• Ist die Veranstaltung mehrsprachig?
• Handelt es sich um ein einmaliges Event oder eine Serie?
• Ist mir wichtig, dass ich die Top-Autoren bestimmen kann?
• Möchte ich wissen, was über meine Referenten gesprochen wird?
• Interessieren mich die Themen der Gespräche?

Sobald Klarheit über die Anforderungen besteht, kann die Auswahl eines geeigneten Social Media Monitoring Tools und dessen Einrichtung erfolgen. Wir zeigen hier exemplarisch, wie das Setup für das Social Media Monitoring Forum für ein umfangreicheres Themen- und Autorentracking in Brandwatch aussehen kann.

2. Recherche der Keywords

Dass das Keyword selbst gemonitort wird, hier also „Monitoring Forum“ bzw. „Social Media Monitoring Forum“, ist selbstverständlich. Viele Events verfügen darüber hinaus über Hashtags, die entweder vom Veranstalter vorgegeben werden oder sich während des Events als Selbstläufer entwickeln. Für das Social Media Monitoring Forum hat sich der Hashtag #somofo durchgesetzt.

Darüber hinaus ist es wichtig zu recherchieren bzw. aufzulisten, welche weiteren Begriffe das Event bezeichnen. Im Falle vom Monitoring Forum beispielsweise wird das Twitterhandle @socmonforum verwendet, das bei der Betrachtung nicht außer Acht gelassen werden darf.

3. Setup der Query

Mit der Query (= Suchanfrage) wird der Monitoring-Plattform mitgeteilt, nach was gesucht werden soll. Im Zuge der Keywordrecherche ist bereits der Großteil der Arbeit für die Queryerstellung getan. Damit jedoch alle relevanten Treffer gefunden und irrelevante Erwähnungen ausgeschlossen werden, müssen diverse Tipps zur Erstellung einer Query beachtet werden, z. B.:

• Verschiedene Schreibweisen beachten: „Monitoring Forum“ oder MonitoringForum
• Zusätzliche Begriffe einschließen: somofo13 oder somofo2013 bringt auch Treffer zu Hashtags zurück, die während der Veranstaltung willkürlich entstehen können
• Erwähnungen von Autoren und Headline-Mentions einschließen: via author und title
• Irrelevante Treffer ausschließen: Die reine Suche nach „Monitoring Forum“ bringt bspw. auch Treffer zum „Environment Monitoring Forum“. Daher muss hier eine kontextbasierte Suche (NEAR-Operator) stattfinden.
• In verschiedenen relevanten Sprachen suchen: hier Deutsch und Englisch

Die finale Query zum #somfo sieht wie folgt aus:

Zusätzlich zu der eigentlichen Query werden mittels den Facebook- und Twitter Channels von Brandwatch noch die Analytics-Zahlen und kanalspezifischen Treffer des Monitoring Forums getrackt.

4. Erstellung des Dashboards

Sobald die Query steht, kann das Dashboard erstellt werden. In Brandwatch gibt es die Auswahl zwischen einem Standard-Dashboard und Dashboards für die dedizierte Analyse der Twitter- und Facebook-Kanäle des Events. Wir wählen für dieses Beispiel das Standard-Dashboard:

Im Rahmen des Standard-Dashboards werden einem bereits vorgefertigte Charts und Metriken angezeigt. So zum Beispiel der Social Buzz im Zeitverlauf:

Es empfiehlt sich, das Event-Tracking bereits mindestens zwei Wochen vor der Veranstaltung zu beginnen, um auch das Medienecho der Vorbericht-Erstattung zu untersuchen.

Auch die Top-Autoren rund um den Kongress sind direkt im Tool ersichtlich. Aktuell haben diese 15 Autoren (oh, wir sind ja auch dabei :)) am häufigsten über das Monitoring Forum berichtet:

Darüber hinaus lassen sich noch viele weitere wertvolle Informationen aus einem vorgefertigten Dashboard ablesen, z. B.:

• Top-Themen zur Veranstaltung
• Top-Kanäle der Berichterstattung – Für das #somofo liegt Twitter auf Platz 1, gefolgt von Facebook
• Meta-Daten für Autoren und Seiten
• Tonalität der Erwähnungen
• Top-Tweets zum Event

5. Durchführung von Analysen

Für einige Veranstalter ist es bereits ausreichend zu erfahren, wann am häufigsten über ihr Event gesprochen wird, von wem und welche Themen im Fokus stehen. All diese Dinge lassen sich bereits über das Standard-Dashboard herausfinden. In vielen Fällen lohnt es sich jedoch, tiefer in die Daten einzutauchen, um die Gespräche dahinter besser zu verstehen.

So lassen sich beispielsweise die Themen hinter bestimmten Peaks im Social Buzz untersuchen. Um zu erfahren, was die vielen Mentions in der letzten Woche ausgelöst hat, reichen zwei Klicks und man erhält die Topic Cloud für den gewünschten Zeitraum:

Klickt man im Rahmen dieser Wortwolke wieder auf bestimmte Begriffe, bekommt man die einzelnen Erwähnungen angezeigt und sieht hier z. B. dass viele Erwähnungen von dem Brandwatch-Gewinnspiel zum #somofo kamen.

Genauso lässt sich tiefer untersuchen, welche Links rund um das Event auf Twitter am häufigsten verbreitet wurden. Dies ist vor allem interessant, wenn man eine PR-Kampagne laufen hat oder Medienkooperationen für Events durchführt. In unserem Beispiel zeigt sich anhand der meistverbreiteten Links, dass die Kooperation mit den Digital Media Women ihren gewünschten Erfolg bringt:

Ein weiterer spannender Punkt in der Event-Analyse ist das Tracking der Speaker. In Brandwatch lassen sich dazu regelbasierte Tags anlegen, mit denen alle Treffer automatisch den jeweiligen Moderatoren und Vortragenden zugeordnet werden:

Damit lässt sich sehr gut messen, welcher Speaker den meisten Buzz erzeugt und wie er oder sie beim Publikum ankommt.

6. Regelung des Workflows

Viele Veranstaltungen im Social Media Bereich sind so groß, dass sie meistens nicht von einer Person alleine gehandelt werden. Daher bietet es sich an, mittels Workflow-Management Aufgaben zuzuweisen und Verantwortlichkeiten zu bestimmen.

Nehmen wir an, hinter den Kulissen des #somofo gibt es eine Person, die sich vorrangig um die Medienkooperationen kümmert. Dieser könnten mit Brandwatch automatisch alle Erwähnungen zugewiesen werden, die über Medienkooperationen und die Presse generiert wurden, damit sie zeitnah darauf reagieren kann:

Auch E-Mail-Alerts spielen hier eine wichtige Rolle. Gerade während des Events sind sofortige Alerts zu empfehlen, sobald neue Treffer gefunden wurden. Denn nur so kann sichergestellt werden, dass das Community Management der Veranstaltung direkt in die Gespräche einsteigen und mitdiskutieren kann:

7. Nachbereitung

Nach dem Event ist vor dem Event und auch so findet das Monitoring Forum in diesem Jahr bereits zum zweiten Mal statt. Gerade bei regelmäßigen Events ist eine gründliche Nachbereitung mittels Social Media Monitoring umso wichtiger.

Folgende Betrachtungen sollten dabei vorgenommen werden:

• Welches Event meiner Serie hat den meisten Buzz erzeugt?
• Welches Event meiner Serie hat die meisten positiven Erwähnungen bekommen?
• Wie war das Medienecho?
• Waren meine Medienkooperationen erfolgreich im Hinblick auf den Social Buzz?
• Haben alle Top-Autoren über mich geschrieben oder muss ich sie beim nächsten Mal mehr einbeziehen?
• Gab es in derselben Zeit andere Events, die einen höheren Social Buzz hatten und warum?

Für die letzte Frage zeigen wir an dieser Stelle ein Chart, wie ein solcher Vergleich grundsätzlich aussehen kann. Ein direkter Vergleich kann beim #occ und dem #somofo jedoch nicht angestellt werden, da das Monitoring Forum noch vor der Tür steht und bereits einige Events der Online Communication Conference (#occ) stattgefunden haben:

Bei der Nachbetrachtung sollten die Monitoring-Daten in die ganzheitliche Analyse einfließen, die auch Zahlen aus dem Webtracking oder der Beobachtung von Print-Clippings nicht außer Acht lassen sollte.

Monitoren Sie Ihr eigenes Event!

Möchten auch Sie Ihr Event tracken, melden Sie sich bei uns. Wir helfen Ihnen gerne beim Setup und geben Ihnen weitere Tipps, die direkt auf Ihre Veranstaltung zugeschnitten sind.

Gerne stellen wir Ihnen auch einen kostenfreien Testaccount zur Verfügung, mit dem sie einen ersten Blick in die Daten werfen können. Oder wir zeigen es Ihnen persönlich auf dem Monitoring Forum am 11. Dezember in Frankfurt :)