Ein Leitfaden für erfolgreiche Webinare

Webinare sind Präsentationen oder Seminare, die komplett online durchgeführt werden. Das hat den großen Vorteil, dass viel mehr Personen teilnehmen können, als zum Beispiel auf einer Konferenz. Wir bei Brandwatch veranstalten regelmäßig Webinare zu unterschiedlichen Themen. In diesem Blogpost geben wir einige hilfreiche Tipps.

Themenfindung

Bevor Sie ein Webinar ausrichten können, müssen Sie ein Thema festlegen. Wen möchten Sie mit dem Webinar erreichen? Welche Themen sind für das Publikum interessant? Zu Beginn eines jeden Projekts steht auch hier die Zielsetzung. Überlegen Sie sich zu anfangs, was Sie mit einem Webinar erreichen möchten. Soll ein neues Feature/Produkt vorgestellt werden? Eine Trainingseinheit? Oder das Teilen von Expertenwissen? Behalten Sie dabei immer den Mehrwert für den Zuhörer im Auge. Ein Webinar sollte nicht als Verkaufsveranstaltung dienen.

Beziehen Sie in dieses Brainstorming nicht nur Ihr eigenes Team mit ein, sondern suchen Sie sich Stakeholder aus anderen Abteilungen, wie das Sales- oder Kundenserviceteam, um weitere hilfreiche Ideen und Feedback mit einfließen zu lassen. Hier können Sie auch herausfinden, ob es geeignete Moderatoren in anderen Abteilungen gibt oder Kunden, die als Gastmoderatoren fungieren können.

Verwenden Sie einen möglichst aussagekräftigen knackigen Titel und vermeiden Sie dabei Verkaufsfloskeln. Der Titel soll klar machen, über welches Thema im Webinar gesprochen wird und das in möglichst wenigen Worten. Denken Sie dabei auch an die spätere Bewerbung auf den Social Media-Kanälen. Ein langer Titel kann hier hinderlich sein.

Planung

Eine gute Planung ist der Schlüssel für ein reibungslos ablaufendes Webinar und es spart Zeit und Nerven. Erstellen Sie einen Contentplan, der alle wichtigen Meilensteine und Schritte festhält. Wenn Sie vorhaben, regelmäßige Webinare abzuhalten, planen Sie rechtzeitig weit in die Zukunft. Legen Sie fest, wann Sie das Webinar bewerben. Eine Checkliste kann dabei helfen, die Übersicht nicht zu verlieren und keinen Punkt zu vergessen. Tragen Sie wichtige Meetings im Google Kalender oder einem anderen Kalenderprogramm ein und buchen Sie rechtzeitig, falls erforderlich, Räumlichkeiten, in der Sie ohne störende Hintergrundgeräusche das Webinar abhalten können.

Die passende Software

Die Wahl der Software ist abhängig davon in welcher Größenordnung Sie das Webinar abhalten möchten und inwiefern Sie die Teilnehmer einbinden möchten. Eine gute Softwarelösung bietet die Möglichkeit für hunderte Teilnehmer und interaktive Features wie ein Chatfenster, Umfragemöglichkeiten usw.. Sie sollten die Tools in der engeren Auswahl ausgiebig testen. Beziehen Sie dafür auch verschiedene Stakeholder im Unternehmen ein und berücksichtigen Sie verschiedene Rahmenbedingungen, wie unterschiedliche Browser, Betriebssysteme, Akkustik per Mikrofon vs Telefon usw..

Sobald Sie sich für eine Lösung entschieden haben, sollten Sie alle Beteiligten ausgiebig briefen. Auch wenn Sie das Tool kennen, sollten Sie vor dem eigentlichen Webinar einen Testlauf einplanen, um neue Moderatoren mit der Technik rechtzeitig vertraut zu machen und gegebenenfalls Anpassungen durchzuführen.

Ein Liste mit einigen Webinar Tools finden Sie hier.

Das Webinar bewerben

Damit Ihre Kunden oder Zielgruppe auf das Webinar aufmerksam wird, müssen Sie es entsprechend bewerben. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten und die Bewerbung ist auch abhängig davon, wen Sie damit ansprechen möchten. Sie können das Webinar auf Ihrem Blog ankündigen, über Ihre Social Media-Kanäle streuen, eine Veranstaltung dazu auf Facebook oder Xing erstellen oder ein Mailing verschicken. Um Teilnehmer außerhalb Ihre Publikumskreises zu erreichen, bietet sich das Experimentieren mit Social Ads an. Wenn Sie früh vorausplanen, können Sie am Ende des Webinars bereits auf das nächste aufmerksam machen, zum Beispiel am Ende der Präsentation oder als Hinweis in der Email mit allen Unterlagen.

Idealerweise verleihen Sie dem Webinar ein eigenes Format. Mit dem entsprechenden Wording und Design können Sie für einen hohen Wiedererkennungswert sorgen. Ein passendes Hashtag kann die Teilnehmer dazu animieren, während des Webinars ihre Gedanken oder Anmerkungen auf Twitter zu teilen.

Die Teilnehmer animieren und einbeziehen

Ein Webinar sollte nach Möglichkeit interaktiv sein und keine reine Präsentation eines einzigen. Zwar spricht in der Regel ein oder mehrere Moderatoren zu vielen, die zuhören, aber nutzen Sie die Chance, die Teilnehmer miteinzubeziehen und Feedback einzuholen. Durch die Teilnahme am Webinar zeigt das Publikum echtes Interesse und ist dadurch auch eher bereit, sich einzubringen als bei anderen Inhaltsformaten. Eine sehr einfache Möglichkeit, die Teilnehmer zu animieren, ist ein Hashtag für das Webinar festzulegen, welches möglichst einzigartig ist und zu Beginn des Webinars beworben werden kann. Teilnehmer können dann mit Verwendung des Hashtags ihre Meinungen auf Twitter teilen.

Geben Sie dem Publikum die Möglichkeit, Fragen während des Webinars zu stellen. Sei es über Twitter oder die Chatfunktion, über die viele Webinarprogramme verfügen. Räumen Sie am Ende des Webinars Zeit ein, um diese Fragen zu beantworten oder beantworten Sie die Fragen persönlich per Email im Nachgang, wenn die Zeit nicht ausreichen sollte. Blenden Sie, wo es sich anbietet, kurze Umfragen während des Webinars zu bestimmten Themen ein, dessen Auswertungen sofort für alle sichtbar sind. Das verleiht dem Theme eine zusätzliche Sichtweise. Hängen Sie am Ende des Webinars einen kurzen Fragebogen an, mit dem Sie wertvolles Feedback einholen, wie das Webinar beim Publikum aufgenommen wurde, ob es Verbesserungsvorschläge gibt oder Themenwünsche für zukünftige Webinare.

Eine weitere Möglichkeit ist, das Publikum mit bestimmten Aktionen zum Teilnehmen zu animieren wie zum Beispiel ein Gewinnspiel. Wir bei Brandwatch veranstalten einmal im Monat ein Webinar zur Mittagszeit. In unseren Lunch Webinaren haben die Angemeldeten die Chance, ein Mittagessen von uns finanziert zu bekommen, welches von einem Lieferdienst gebracht wird. Manche Gewinner machen erfreut Fotos von ihrem Mittagessen und veröffentlichten es mit unserem Hashtag #BWLunchWebinar und bewerben so unser Webinar zusätzlich mit.

Die Nachbereitung

Vergessen Sie nicht, das Webinar aufzuzeichnen. Webinare sind ein wertvolles Stück Content, aus dem Sie viel herausholen können. Bereiten Sie nach dem Webinar ein Follow-up-Mailing vor, dass Sie an alle Angemeldeten versenden, welches unter anderem die Webinaraufzeichnung hält. Idealerweise haben Sie zu diesem Zeitpunkt schon das nächste Webinarthema so weit vorbereitet, dass Sie es mitbewerben können. Nutzen Sie Ihre Social Media-Kanäle, um das Webinar zu verbreiten oder verfassen Sie eine Zusammenfassung, welche Sie in Ihrem Blog veröffentlichen können und als Langzeit-Content viel Traffic auf Ihre Webseite zieht.

Experimentieren

Sie haben Ihr erstes oder Ihre ersten Webinare abgehalten und können sich nun erfahren in dem Gebiet nennen. Scheuen Sie sich allerdings nicht davor, aus bewährten Mustern auszubrechen und Neues auszuprobieren. Experimentieren Sie, passen Sie Ihr Webinarformat an und nehmen dabei das Feedback der Teilnehmer als Orientierung. Wenn Sie zum Beispiel feststellen, dass Teilnehmer wiederholt in der Umfrage angeben, dass das Thema zwar interessant aber das Webinar zu langatmig war, dann kürzen Sie das Format. Ein gutes Webinar kann auch nur 20 Minuten dauern. Zeigen Sie Live-Praxisbeispiele anstelle von reiner Theorie oder führen Sie ein Webinar im Interviewstil durch. Holen Sie kontinuierlich Feedback vom Publikum ein, um Ihre Inhalte weiter zu verbessern.

Den Erfolg messen

Zu Beginn des Projektes haben Sie eine Absicht, ein Ziel, welches Sie mit dem Webinar erreichen möchten. Das Ziel und dessen Teilziele sollten Sie nicht aus dem Auge verlieren und auch wenn ein Webinar gut gelaufen ist und für positives Feedback sorgte, wenn es in keinster Weise auf Ihre Ziele einzählt, kann nicht unbedingt von einem Erfolg gesprochen werden. Setzen Sie realistische Ziele und passen Sie diese gegebenenfalls zu Beginn der ersten Webinare an, wenn Sie Erfahrungen gesammelt haben. Messbare Metriken könnten die Anzahl der Anmeldungen sein, Engagement und Reichweite auf den Social Kanälen und natürlich, ob das Webinar zu Call to Actions führt, wie zum Beispiel das Anfragen einer Demo oder Anmelden zum Newsletter.