Wenn die Sonne in den Brandwatch Büros in Berlin und Stuttgart untergeht, geht sie in San Francisco auf.
Während ein Mitarbeiter Feierabend macht, sitzt ein Kollege in Brighton in den letzten Meetings, genießen andere in New York ihre Mittagspause und oder checken die ersten Emails des Tages. Wir von Brandwatch verteilen uns global auf vier verschiedene Zeitzonen.
Das bringt natürlich große Herausforderungen mit sich.
Als ein Team mit fast 300 Mitarbeitern müssen wir uns diesen Herausforderungen jeden Tag stellen. Unser Marketing-Team verteilt sich auf Büros in Brighton, Berlin und Manhattan – eine Situation, die ich in meiner bisherigen Berufslaufbahn so nicht hatte.
Zuerst konnte ich mich nicht an die Tatsache gewöhnen, dass mein Kollege James, mit dem ich zusammen an einem Content-Projekt arbeitete, 3.475 Meilen weit weg ist. Ich war damit vertraut, dass ich meine Arbeitszeit mit einem 5-köpfigen Marketingteam in einem kleinen Büro verbrachte. Das stellte eine große Veränderung für mich dar, bei der ich aber sehr schnell herausfand, dass ich und andere im Team diese zu unserem Vorteil nutzen können.
Natürlich führt die Tatsache, dass zwei unserer Büros einen Zeitunterschied von 9 Stunden haben, ab und an zu Schwierigkeiten.
Wären wir 15 Jahre in die Vergangenheit versetzt mit Fax-Maschinen und Telefonen als Kommunikationsmittel, wäre es noch ein ganzes Stück schwieriger. Doch eine reine Email-Kommunikation reicht nicht aus. Zum Glück haben wir eine Reihe an Möglichkeiten gefunden, wie es uns gelingt, trotz räumlicher und zeitlicher Entfernung ein Team zu bleiben.
Wie wir trotz Distanz ein Team bleiben
Wir haben verschiedene Wege gefunden, wie wir mit den Kollegen aus den anderen Büros in Verbindung bleiben und gut zusammenarbeiten können.
Es war eine Reise des Ausprobierens, ein Fallenlassen an Prozessen, die nicht funktionierten, aber auch wenn die Dinge mal nicht reibungslos liefen – die Kommunikation wurde immer aufrechterhalten.
Natürlich wird nicht jedem jedes Tool oder Methode zur Kommunikation zusagen, aber wir tun unser Bestes, jeden glücklich machen. Und so machen wir es.
Slack
Das Team-Kommunikations-Tool Slack ist ein Glücksfall, um die Nähe zu Kollegen aufrechtzuerhalten, wenn man sich nicht Angesicht-zu-Angesicht sehen kann.
Es können verschiedene Channels für verschiedene Teams, Themen und Regionen kreiert werden, man kann gelegentlich vorbeischauen oder bleibt den ganzen Tag dort online – es gibt hier keine verbindlichen Regeln.
Ich neige dazu, Slack den ganzen Tag in einem Tab geöffnet zu lassen und in regelmäßigen Abständen zu checken, was es in den #MarketingandDesign- oder #ClientIndustryNews-Channels an Neuigkeiten gibt und was gerade im #Food- und #Cat-Channel los ist.
Ich finde es toll, wie die Gespräche auf- und abebben, je nach Arbeitszeit der verschiedenen Büros, wenn die einen zur Mittagspause gehen und sich die anderen verabschieden, um Feierabend machen.
Google Hangouts
In einem globalen Unternehmen, in der nicht die Möglichkeit besteht sich in Meetings persönlich zu sehen, sind Online-Konferenzen wie Google Hangouts ein guter Ersatz.
Jede Woche am Dienstag trifft sich unser 40-Kopf starkes Marketing- und Design-Team (oder kurz MAD), um in einem Google Hangout Zahlen und Projekte zu besprechen, Highlights zu diskutieren und nach Hilfe zu fragen.
Mit Hangouts können wir die schönen Gesichter von allen sehen und das ist so viel persönlicher, als nur in einer Telefonkonferenz zuzuhören.
Außerdem können sich User mit dem neuen Sticker-Feature mit Diademen, Augenklappen und Katzenmasken schmücken. Was wir natürlich niemals machen. NIE.
Skype
Neben Slack nutzen wir Skype, um schnell Nachrichten an die Kollegen in weiter Entfernung auszutauschen, aber auch an die, die im gleichen Büro sitzen.
Die Möglichkeit, sich schnell zu erkundigen, ob derjenige am Platz ist, einen Link zu schicken oder für einen schnellen Call – Skype ist ein tolles Kommunikationstool, wenn man physisch nicht im gleichen Büro ist.
Die Anruffunktion ist außerdem ein Segen, um z. B. schnell Dinge mit einem Kollegen in Amerika zu klären.
Ich möchte zum Beispiel einen Blogpost veröffentlichen, den ich von meiner New Yorker Kollegin Iris erhalten habe, aber muss zuvor noch ein paar Punkte klären.
Anstatt auf meine Tastatur einzuhämmern, tätige ich lieber einen Skype-Anruf und wenige Minuten später ist die Sache geklärt.
Reisen
All die oben genannten Kommunikations-Tools sind toll und nützlich, um in Verbindung zu bleiben. Natürlich sind diese Tools kein Ersatz dafür, sich im realen Leben zu sehen.
Jedes Team hat sein eigenes Reisebudget, das sicherstellt, dass wir wie uns so oft wie möglich sehen. Das hat aufgrund der Teamgröße seine Grenzen und nicht jeder wird regelmäßig zu einem anderen Büro fliegen. Daher treffen sich die meisten Teams einmal im Jahr, um zusammen zu planen und persönlich Zeit miteinander zu verbringen.
Jeden Dezember haben wir ein MAD-Treffen, gewöhnlich über den Zeitraum von zwei bis drei Tagen, an dem alle Marketing-Leute aus der ganzen Welt nach Brighton ins Headquarter reisen. In dieser Zeit lernen wir uns besser kennen und legen unsere Pläne für das nächste Jahr fest, gekritzelt auf zumeist riesigen weißen Flipchart-Papieren. Auf dem Titelfoto ist z. B. eins dieser Sheets zu sehen.
Hier ist ein Foto von unserem letzten MAD-Treffen in 2014, nachdem wir nach einem langen Planungstag eine Pause am Strand von Brighton einlegten. Es ist kaum zu glauben, dass wir mittlerweile ein so großes Team sind.
Diese Tage sind von unschätzbarem Wert für die Moral des Teams und wiegen die Kosten mehr als auf.
Da wir als Unternehmen weiterhin wachsen und uns weiterentwickeln, werden wir uns neuen Herausforderungen stellen müssen.
Das Eröffnen von neuen Büros an verschiedenen Orten, Teams mit noch mehr Sprachen wird dazu führen, dass wir unsere bisherigen Prozesse überdenken und anpassen müssen. Aber ich bin mir sicher: Das werden wir schaffen!
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