Hacer informes puede ser repetitivo, estresante y, a menudo, bastante aburrido.

Por suerte para nuestro equipo de marketing, tenemos a nuestra disposición Vizia. Es una herramienta que tiene múltiples funciones y que hace de la tarea de compartir datos algo mucho más divertido.

Antes de Vizia

Anteriormente, el equipo de marketing en su totalidad recibía un correo electrónico semanal del equipo de operaciones. Se trataba de una gran hoja de Google llena de números y códigos de colores que detallaban el rendimiento de las piezas de contenido, con resultados diferentes según la región.

Para ser honestos, no muchos de nosotros invertíamos el tiempo suficiente para descifrar este documento.

Es un claro ejemplo de algo que en ese momento había que comunicar de forma más fácil, y por eso teníamos que encontrar la herramienta correcta.

La vida con Vizia

 

Vizia es capaz de mostrar una gran cantidad de datos relacionados con el negocio de una forma muy visual e incluso “bonita” . La distribución de estos datos puede hacerse a través de pantallas en una sola oficina, o en pantallas emplazadas en distintas oficinas y eventos en todo el mundo.

Las recientes actualizaciones permiten la creación de informes a través de la herramienta, así como la integración de datos de Salesforce, Google Analytics, Google Sheets y más fuentes.

Luego, se pueden distribuir por correo electrónico entre los distintos departamentos.

Aquellos que realizan los informes pueden ver quién los ha abierto y qué es lo que más ha interesado para realizar mejoras como consecuencia de esa información.

Desde que el equipo de operaciones de marketing empezó a utilizar Vizia para la configuración de informes, las ventajas han sido muchas.

4 formas en las que Vizia ha cambiado nuestra forma de hacer informes

1. Mejor experiencia de usuario

“Proporcionamos informes semanales, mensuales, trimestrales y anuales”, dice Lauren, responsable de distribuir los informes para todo el equipo de marketing.

“Al principio fue un proceso muy manual y nuestras actualizaciones semanales parecían no generar demasiado engagement”, añade.

Lo que antes era una hoja de cálculo aparentemente interminable que hacía difícil saber qué era lo importante se ha convertido ahora en 18 diapositivas, desglosadas por región, que muestran cómo está funcionando todo.

Las anotaciones muestran lo que significan exactamente los números y proporcionan un contexto en torno a los gráficos. Además, todo se puede ver igual de bien desde un ordenador o un móvil.

Desde el punto de vista de la experiencia del usuario, hemos visto cómo más personas han interactuado con los números.

“Vizia permite a nuestros colegas hojear los números de rendimiento de marketing globalmente y verificar si estamos cumpliendo el objetivo“, comenta Lauren.

2. Ahorro de tiempo

“Ahora, invertimos menos tiempo en la elaboración de informes pero a la vez seguimos informando al equipo de todos los avances, semana tras semana”, explica esta experta.

De hecho, utilizar Vizia reduce el tiempo que gastamos en estos informes. “Ya no nos lleva toda una mañana”, se alegra.

Este sistema se encarga de juntar los números y mostrarlos, así que Lauren puede enfocarse en la parte de contextualizar, mucho más interesante.

3. Trabajo de equipo entre humanos y máquinas

Una vez que los gráficos están en su lugar, Lauren analiza los datos, examina cualquier variación inesperada y agrega contexto para que el equipo pueda interpretar la información con el objetivo de pasar a la acción, en caso de ser necesario.

“Es mucho más fácil. Tengo mucho más tiempo porque los gráficos ya están actualizados y solo tengo que ver las razones que hay detrás de cada cambio”.

Inteligencia humana y máquinas, una buena combinación que ya no parece tan futurista.

Otro compañero, Matt, se enfoca principalmente en los números de conversión y otros datos de Google Analytics que contextualizan lo que pasa a lo largo del tiempo.

4. Responsabilidad y mejora

Con Vizia, todos somos un poco más conscientes de las estadísticas.

Vizia también ofrece mucha más información a la persona encargada de elaborar informes: existe una funcionalidad que permite a Lauren ver quién lee el informe y las diapositivas principales en la plataforma.

Esto le otorga el poder de llamar la atención a la gente por no leer cosas que son importantes (le he visto hacerlo).

También significa que puedes conocer qué diapositivas son más o menos interesantes, con lo que puedes aplicar mejoras en el futuro.

Inspirando a otros

El uso que hace el equipo de operaciones de marketing de Vizia ha inspirado a otros a la hora de cambiar la forma en que realizan sus informes.

Ahora, cuando tengo que reportar a mi jefe los números que prueban el rendimiento del blog, comparto inmediatamente las pantallas de Vizia en lugar de las diapositivas de Google, que fueron mi herramienta previa.

Los informes son aburridos y consumen mucho tiempo: es raro que despierten alegría entre quienes son responsables de redactarlos.

Una nueva herramienta ha cambiado la forma en que nuestro equipo asume esta tarea, ¿podría valerte a ti?

Puedes probarlo por ti mismo.